Школа «Летово» централизовала хранение данных и автоматизировала общение с клиентами с помощью 40 автоматических кампаний.
6 апреля 2020
Как школа «Летово» построила персональные коммуникации с учениками
Расскажем, как школа «Летово» сократила время на запуск рассылок до 48 часов в месяц и вовлекла учеников с помощью персональных email- и SMS-рассылок. В материале — три отзыва от коллег школы «Летово»!
Что сделали и с какими результатами
За год школа «Летово» автоматизировала общение с клиентами с помощью 40 автоматических кампаний, снизила издержки на отправку ручных рассылок по сегментам, увеличила конверсию в заявки на поступление в школу и помогла школьникам завершать тестирования на платформе Летово.Онлайн.
Летово.Онлайн — образовательная онлайн-платформа для школьников 5-8 классов. Ученики проверяют знания по предметам школьной программы, решают олимпиадные задания, занимаются в кружках и готовятся к поступлению в «Летово». Для команды Летово.Онлайн важно, чтобы абитуриенты платформы получали больше знаний и были готовы к поступлению в школу. Для этого абитуриенту нужно проходить тестирования и понимать точки для улучшения.
Ключевые цифры
-
48 часовв месяц экономит маркетолог
благодаря автоматизации -
на 3 %чаще ученики завершают тестирования
благодаря персональным коммуникациям -
40 кампанийзапустили для «Летово» и
Летово.Онлайн
Снизили издержки на запуск рассылок
Раньше запуск четырех рассылок в неделю занимал до 12 часов — по три часа на каждую рассылку. Это время уходило на верстку, выгрузку и сведение сегментов через Excel и тестирование. Теперь большая часть рассылок автоматизирована, а сегменты собираются вручную через интерфейс. В «Летово» посчитали, что платформа экономит до 48 часов рабочего времени маркетолога в месяц.
Увеличили количество завершенных тестирований
Один из основных показателей Летово.Онлайн — количество завершенных тестирований Летово.Онлайн. Чем больше тестирований проходит абитуриент платформы, тем больше он готов к поступлению в школу «Летово». После интеграции и внедрения email- и SMS-каналов количество пользователей, вернувшихся на платформу, чтобы завершить тестирование, увеличилось: за три месяца конверсия выросла на 3%. Измеряли по методологии Last Click с помощью Google Analytics.
Мнение владельца продукта Летово.Онлайн
В этом году Mindbox помог с нуля выстроить email-маркетинг на нашей образовательной платформе Летово.Онлайн. Теперь мы регулярно коммуницируем с пользователями, оповещаем о результатах, важных датах и мероприятиях, не тратя на это так много времени, как раньше.
У нас довольно сложные механики, поэтому мы долго выбирали сервис для рассылок. К счастью, Mindbox позволяет реализовывать все наши идеи и сценарии. Отдельное спасибо менеджеру проекта за оперативность и готовность помочь по любому вопросу? Реализованные в этом году кампании помогают пользователям платформы учиться лучше!
До трансформации
До подключения Mindbox данные по ученикам и абитуриентам хранились в разных базах данных, рассылки отправлялись с помощью нескольких платформ. Децентрализация не позволяла запускать персональные коммуникации, а запуск автоматических сценариев требовал ресурса IT. Сегментация, подготовка и сведение базы, по которой делалась каждая ручная рассылка, занимали примерно три часа.
Чтобы объединить данные, запустить автоматические коммуникации и уменьшить время на подготовку ручных рассылок, сотрудники школы «Летово» сделали следующее:
- Централизовали хранение данных школы «Летово» и обучающей онлайн-платформы «Летово.Онлайн» в единой CDP.
- Запустили автоматические кампании.
- Организовали персонализированное общение через ручные рассылки по микросегментам.
Что сделали
Централизовали хранение данных школы «Летово» и обучающей онлайн-платформы Летово.Онлайн в единой CDP
Чтобы настраивать автоматические коммуникации, школа «Летово» свела разрозненные данные из множественных источников в единую CDP: сайт школы, платформу онлайн-образования и CRM для сбора контактов.
После интеграции данные о клиентах хранятся в единой базе с полным профилем клиента и историей действий: заявки, посещения, результаты и т. д. На основе полных данных о клиентах маркетолог «Летово» собирает сегменты по классам, интересам учащихся, статусам по поступлению и истории подписок.
Запустили автоматические кампании
На проекте запущено 40 автоматических кампаний. Сотрудники «Летово» продумали коммуникации таким образом, чтобы помогать поступающим в школу и ученикам, занимающимся на платформе Летово.Онлайн.
Письма поступающим в школу «Летово»
На протяжении поступления абитуриента «Летово» сопровождает персональная коммуникация через email и SMS. Не заполненная до конца заявка на поступление и допуск к очередному этапу экзаменов сопровождаются отдельными нотификациями и дополнительными напоминаниями при изменении статуса в Личном кабинете.
Приветственное письмо после регистрации
После регистрации отправляется письмо, в котором содержится информация об особенностях школы: направлениях обучения, жизни в пансионе, получении стипендии.
Приветственное письмо «Летово» с рассказом о школе
Допуск к контрольному тестированию
Когда кандидат прошел тренировочное тестирование, автоматически отправляется оповещение о допуске к следующему этапу поступления — контрольному тестированию. Цепочка мультиканальная и включает email и SMS. Сначала отправляем email-рассылку. Если кандидат не открыл письмо спустя определенное время, уходит SMS.
SMS оповещает о допуске к контрольному тестированию
Мнение CRM маркетолога «Летово»
Mindbox позволил сократить ресурсы на коммуникацию с абитуриентами: например, мы автоматизировали рассылки об изменении статуса в личном кабинете и теперь оперативнее информируем абитуриентов о поступлении. Такие письма настраиваем каскадом: если пользователь не прочитал рассылку в течение суток, отправляем SMS. Это помогает охватить максимум поступающих и оптимизировать бюджет на SMS-рассылки.
Письма Летово.Онлайн
Коммуникации Летово.Онлайн сопровождают пользователей в тестировании и занятиях в кружках. Цель тестирования — максимальное количество завершенных тестов. Цель кружков — информирование о новых занятиях, проверке работы преподавателем и др.
Напоминание о тестах
Важная метрика для «Летово» — прохождение пользователями диагностических тестирований. Чтобы помочь ученику, вовремя напоминаем о тестировании.
Брошенный тест
Цепочка срабатывает, если ученик:
- Начал проходить тест, но не завершил его — напоминаем с периодичностью раз в несколько дней.
- Прошел один тест, но не прошел другие тесты.
- Давно не проходил каких-либо тестирований для оценки успеваемости.
Пример письма по брошенному тесту
Завершение теста с результатом
Когда ученик завершает тестирование, ему автоматически приходят результаты. В зависимости от результатов ученик получает персонализированную коммуникацию.
Рассылки отличаются в зависимости от результатов тестирования
Наладили персонализированное общение через ручные рассылки по микросегментам
Раньше ручные рассылки делали так:
- Выгружали нужные сегменты из нескольких баз.
- Контакты сводили в единый список получателей.
- Если шло несколько рассылок параллельно, из одной базы исключали получателей в другой с помощью ВПР-формулы в Excel.
- Полученные результаты загружали в сервис отправки рассылки и рассылали письма.
Алгоритм сохранялся для каждой рассылки. Сведение и чистка занимали около двух часов. Теперь все получатели рассылок «Летово» хранятся в одном месте. Часть рассылок автоматизирована, а другая отправляется по сегментам и без мучений со сведением по формуле ВПР в Excel.
Пример персонализированной ручной рассылки по сегменту учеников
Мнение старшего менеджера по набору учеников
Мы общаемся с абитуриентами через Личный кабинет, в котором стараемся постоянно обновлять информацию. Конечно же, абитуриенты не всегда его проверяют. Поэтому после любого изменения информации приходилось собирать ручные email-рассылки или базу для SMS, что занимало немало времени. Теперь, когда у нас есть удобная интеграция внутренних систем с Mindbox, мы информируем детей и их родителей гораздо быстрее.
Заключение и дальнейшие планы
За пять-шесть месяцев «Летово»:
- Централизовали хранение данных в единой CDP.
- Запустили 40 автоматических сценариев коммуникации через email и SMS.
- Сэкономили сотруднику «Летово» 48 часов в месяц на подготовку ручных рассылок и увеличили долю завершенных тестирований.
В будущем планируем запустить автоматические сценарии на основе класса, в котором учится абитуриент. Например, ученик начальной школы получает одни письма, а ученик девятого класса — другие.