Как школа «Летово» построила персональные коммуникации с учениками

06 апреля ‘20

Летово«Летово» — это школа-пансион в Новой Москве для способных и мотивированных детей. Ежегодно школа принимает сотни новых учеников, организовывает олимпиады и дистанционное обучение.

Расскажем, как школа «Летово» сократила время на запуск рассылок до 48 часов в месяц и вовлекла учеников с помощью персональных email- и SMS-рассылок. В материале — три отзыва от коллег школы «Летово»!

Что сделали и с какими результатами

За год школа «Летово» автоматизировала общение с клиентами с помощью 40 автоматических кампаний, снизила издержки на отправку ручных рассылок по сегментам, увеличила конверсию в заявки на поступление в школу и помогла школьникам завершать тестирования на платформе Летово.Онлайн.

Летово.Онлайн — образовательная онлайн-платформа для школьников 5-8 классов. Ученики проверяют знания по предметам школьной программы, решают олимпиадные задания, занимаются в кружках и готовятся к поступлению в «Летово». Для команды Летово.Онлайн важно, чтобы абитуриенты платформы получали больше знаний и были готовы к поступлению в школу. Для этого абитуриенту нужно проходить тестирования и понимать точки для улучшения.

Ключевые цифры

48 часов

в месяц экономит маркетолог
благодаря автоматизации

на 3%

чаще ученики завершают тестирования
благодаря персональным коммуникациям

40 кампаний

запустили для «Летово» и
Летово.Онлайн

Снизили издержки на запуск рассылок

Раньше запуск четырех рассылок в неделю занимал до 12 часов — по три часа на каждую рассылку. Это время уходило на верстку, выгрузку и сведение сегментов через Excel и тестирование. Теперь большая часть рассылок автоматизирована, а сегменты собираются вручную через интерфейс. В «Летово» посчитали, что платформа экономит до 48 часов рабочего времени маркетолога в месяц.

Увеличили количество завершенных тестирований

Один из основных показателей Летово.Онлайн — количество завершенных тестирований Летово.Онлайн. Чем больше тестирований проходит абитуриент платформы, тем больше он готов к поступлению в школу «Летово». После интеграции и внедрения email- и SMS-каналов количество пользователей, вернувшихся на платформу, чтобы завершить тестирование, увеличилось: за три месяца конверсия выросла на 3%. Измеряли по методологии Last Click с помощью Google Analytics.

Юлия Мун
Юлия Мун,
Product & Project Manager в Летово.Онлайн

Мнение владельца продукта Летово.Онлайн

В этом году Mindbox помог с нуля выстроить email-маркетинг на нашей образовательной платформе Летово.Онлайн. Теперь мы регулярно коммуницируем с пользователями, оповещаем о результатах, важных датах и мероприятиях, не тратя на это так много времени, как раньше.

У нас довольно сложные механики, поэтому мы долго выбирали сервис для рассылок. К счастью, Mindbox позволяет реализовывать все наши идеи и сценарии. Отдельное спасибо менеджеру проекта за оперативность и готовность помочь по любому вопросу ?Реализованные в этом году кампании помогают пользователям платформы учиться лучше!

До трансформации

До подключения Mindbox данные по ученикам и абитуриентам хранились в разных базах данных, рассылки отправлялись с помощью нескольких платформ. Децентрализация не позволяла запускать персональные коммуникации, а запуск автоматических сценариев требовал ресурса IT. Сегментация, подготовка и сведение базы, по которой делалась каждая ручная рассылка, занимали примерно три часа.

Чтобы объединить данные, запустить автоматические коммуникации и уменьшить время на подготовку ручных рассылок, сотрудники школы «Летово» сделали следующее:

  1. Централизовали хранение данных школы «Летово» и обучающей онлайн-платформы «Летово.Онлайн» в единой CDP.
  2. Запустили автоматические кампании.
  3. Организовали персонализированное общение через ручные рассылки по микросегментам.

Что сделали

Централизовали хранение данных школы «Летово» и обучающей онлайн-платформы Летово.Онлайн в единой CDP

Чтобы настраивать автоматические коммуникации, школа «Летово» свела разрозненные данные из множественных источников в единую CDP: сайт школы, платформу онлайн-образования и CRM для сбора контактов.

После интеграции данные о клиентах хранятся в единой базе с полным профилем клиента и историей действий: заявки, посещения, результаты и т.д. На основе полных данных о клиентах маркетолог «Летово» собирает сегменты по классам, интересам учащихся, статусам по поступлению и истории подписок.

Запустили автоматические кампании

На проекте запущено 40 автоматических кампаний. Сотрудники «Летово» продумали коммуникации таким образом, чтобы помогать поступающим в школу и ученикам, занимающимся на платформе Летово.Онлайн.

Письма поступающим в школу «Летово»

На протяжении поступления абитуриента «Летово» сопровождает персональная коммуникация через email и SMS. Не заполненная до конца заявка на поступление и допуск к очередному этапу экзаменов сопровождаются отдельными нотификациями и дополнительными напоминаниями при изменении статуса в Личном кабинете.

Приветственное письмо после регистрации

После регистрации отправляется письмо, в котором содержится информация об особенностях школы: направлениях обучения, жизни в пансионе, получении стипендии.

Приветственное письмо после регистрации
Приветственное письмо «Летово» с рассказом о школе
Допуск к контрольному тестированию

Когда кандидат прошел тренировочное тестирование, автоматически отправляется оповещение о допуске к следующему этапу поступления — контрольному тестированию. Цепочка мультиканальная и включает email и SMS. Сначала отправляем email-рассылку. Если кандидат не открыл письмо спустя определенное время, уходит SMS.

SMS
SMS оповещает о допуске к контрольному тестированию
Константин Звягинцев
Константин Звягинцев,
CRM Marketing Manager

Мнение CRM маркетолога «Летово»

Mindbox позволил сократить ресурсы на коммуникацию с абитуриентами: например, мы автоматизировали рассылки об изменении статуса в личном кабинете и теперь оперативнее информируем абитуриентов о поступлении. Такие письма настраиваем каскадом: если пользователь не прочитал рассылку в течение суток, отправляем SMS. Это помогает охватить максимум поступающих и оптимизировать бюджет на SMS-рассылки.

Письма Летово.Онлайн

Коммуникации Летово.Онлайн сопровождают пользователей в тестировании и занятиях в кружках. Цель тестирования — максимальное количество завершенных тестов. Цель кружков — информирование о новых занятиях, проверке работы преподавателем и др.

Напоминание о тестах

Важная метрика для «Летово» — прохождение пользователями диагностических тестирований. Чтобы помочь ученику, вовремя напоминаем о тестировании.

Брошенный тест

Цепочка срабатывает, если ученик:

  1. Начал проходить тест, но не завершил его — напоминаем с периодичностью раз в несколько дней.
  2. Прошел один тест, но не прошел другие тесты.
  3. Давно не проходил каких-либо тестирований для оценки успеваемости.
Пример письма по брошенному тесту
Пример письма по брошенному тесту
Завершение теста с результатом

Когда ученик завершает тестирование, ему автоматически приходят результаты. В зависимости от результатов ученик получает персонализированную коммуникацию.

Рассылки отличаются в зависимости от результатов тестирования

Наладили персонализированное общение через ручные рассылки по микросегментам

Раньше ручные рассылки делали так:

  1. Выгружали нужные сегменты из нескольких баз.
  2. Контакты сводили в единый список получателей.
  3. Если шло несколько рассылок параллельно, из одной базы исключали получателей в другой с помощью ВПР-формулы в Excel.
  4. Полученные результаты загружали в сервис отправки рассылки и рассылали письма.

Алгоритм сохранялся для каждой рассылки. Сведение и чистка занимали около двух часов. Теперь все получатели рассылок «Летово» хранятся в одном месте. Часть рассылок автоматизирована, а другая отправляется по сегментам и без мучений со сведением по формуле ВПР в Excel.

Рассылки
Пример персонализированной ручной рассылки по сегменту учеников
Дарья Талаева
Дарья Талаева,
Старший менеджер по набору учеников

Мнение старшего менеджера по набору учеников

Мы общаемся с абитуриентами через Личный кабинет, в котором стараемся постоянно обновлять информацию. Конечно же, абитуриенты не всегда его проверяют. Поэтому после любого изменения информации приходилось собирать ручные email-рассылки или базу для SMS, что занимало немало времени. Теперь, когда у нас есть удобная интеграция внутренних систем с Mindbox, мы информируем детей и их родителей гораздо быстрее.

Заключение и дальнейшие планы

За пять-шесть месяцев «Летово»:

  • Централизовали хранение данных в единой CDP.
  • Запустили 40 автоматических сценариев коммуникации через email и SMS.
  • Сэкономили сотруднику «Летово» 48 часов в месяц на подготовку ручных рассылок и увеличили долю завершенных тестирований.

В будущем планируем запустить автоматические сценарии на основе класса, в котором учится абитуриент. Например, ученик начальной школы получает одни письма, а ученик девятого класса — другие.

Историю успеха подготовили

Сергей Филатов

, менеджер проекта
Антон Чесноков

,ведущий менеджер
Филипп Вольнов

,автор