Механика помогает освободить CRM-маркетологов от рутинных задач. В статье расскажем, как «Бизнес-секреты» автоматизировали отправку писем для мероприятий.
4 декабря 2024
6 → 1,5 часа на подготовку рассылки для мероприятий. Как автоматические сценарии экономят время команде Бизнес-секретов
Бизнес-секреты автоматизировали отправку писем при подготовке мероприятий: теперь вместо нескольких ручных рассылок для каждого мероприятия есть одна автоматическая. Автоматизация помогла избавиться от рутины и снизить риск человеческой ошибки.
Задача: сократить время на подготовку рассылок
Бизнес-секреты проводят ивенты для предпринимателей: бизнес-толки, прямые эфиры, встречи с экспертами. Онлайн-мероприятия организуют три-четыре раза в месяц. Так компания продвигает продукты Т-Бизнеса для юридических лиц — сервисы для ведения бизнеса.
На одно мероприятие регистрируется от 100 до 1500 человек в зависимости от популярности темы. Всем им отправляют письма с информацией о времени трансляции, кратким содержанием встречи, ссылкой на подключение к эфиру.
Раньше для каждого мероприятия вручную отправляли четыре письма:
- Письмо о регистрации — в нем подписчик мог перейти на страницу трансляции и получить дополнительную информацию о мероприятии, например гайд или ссылки на статьи по теме.
- Письмо-напоминание за сутки до мероприятия.
- Письмо-напоминание за 15 минут до мероприятия.
- Письмо после мероприятия — в нем отправляли ссылки на запись трансляции и дополнительные материалы.
Ручная рассылка за сутки до мероприятия
Ручная рассылка за 15 минут до мероприятия
Все письма цепочки были однотипными — менялось только само мероприятие и материалы к нему.
Над рассылкой работала команда из трех человек:
- редактор готовил отдельную страницу и текст для каждого из четырех писем с информацией о мероприятии и ссылками на трансляцию;
- верстальщик по заданию email-маркетолога собирал каждое письмо;
- email-маркетолог после завершения верстки создавал вручную сценарии отправки и тестировал доставляемость писем.
Команда тратила на подготовку рассылки около 6 часов. Из-за того, что рассылку готовили вручную несколько человек, она иногда уходила с опозданием.
Появилась идея оптимизировать рутинную работу, превратив ручные отправки в триггерную цепочку. Решение должно было разгрузить команду и исключить вероятность ошибок.
Решение: автоматизировать сценарии рассылок о мероприятиях
Чтобы сэкономить время команды, сделали автоматическую рассылку из четырех писем, в которые подтягивается информация о каждом событии. При регистрации пользователя на мероприятие рассылка запускается по той же схеме, что и раньше: сразу после регистрации, за сутки, за 15 минут и после проведения мероприятия.
Автоматизацию провели в несколько этапов:
- Создали фид мероприятий. Составили список полей для каждого события, информация о которых будет передаваться в Mindbox и заполнять динамические параметры мероприятий, и написали ТЗ для разработчиков. На разработку фида ушло 1,5–2 месяца.
- Составили сценарий рассылок. Необходимо было учесть все условия:
- для каждой рассылки должны подтягиваться актуальные данные о мероприятии;
- письма должны уходить только после того, как пользователь подтвердит подписку.
Если пользователь не подтвердил подписку, цепочка не запустится
Раньше тема письма DOI начиналась с названия мероприятия. Например, «Бизнес-толк «Как ставить цели и достигать результатов»: подтвердите подписку и получите доступ». Предположили, что у писем низкая открываемость, потому что длинная тема обрезается — получатель не видит СТА и не открывает письмо. Поэтому вынесли призыв к действию в начало письма. Теперь тема письма ― «Подтвердите подписку и получите доступ к бизнес-толку». Сейчас включили письма DOI в транзакционную цепочку, чтобы они отправлялись в приоритетном порядке. В результате открываемость и кликабельность этих писем выросли почти в два раза.
Delivery rate
Open rate
Click rate
Unsubscribe rate
Старая тема
93,7
41,2
30,3
1,7
Новая тема
94,6
57,1
46,6
0,3
Транзакционные рассылки
95,7
70,3
61,3
0,1
- Сделали шаблоны писем. Подготовили текст и сверстали письма, в которые с помощью шаблонизатора будут добавляться динамические параметры. Все письма проверили на тестовых мероприятиях — смотрели корректность информации, которая подтянулась в письмо, проверяли верстку и параметры отправки.
Письмо-шаблон
Письмо с заполненными параметрами
- Запустили рассылку. Теперь рассылка состоит из четырех шаблонов писем, в которые автоматически подтягивается информация из фида мероприятий. Сценарий запускается автоматически после регистрации пользователя на событие.
Результат: команда CRM-маркетинга тратит на подготовку одной рассылки 1,5 часа вместо 6
В результате запуска механики:
- сократилось количество рутинных задач: редактор создает страницу мероприятия и заполняет данные для фида, а email-маркетолог проверяет корректность отправки. Верстальщик в создании писем совсем не нужен — письма создаются с помощью шаблонизатора;
- открываемость писем DOI повысилась на 29,1 п. п.;
- все письма уходят вовремя — ниже риск ошибки из-за человеческого фактора.
