Бизнес-история
23 июня 2022

«Нетология» перенесла на Mindbox 40 рассылок со сложной логикой и теперь экономит 100 часов работы команды в месяц

  • ЗадачиНе зависеть от зарубежного сервиса рассылок
  • Сократить затраты на маркетинговые сервисы
  • Отправлять все виды рассылок из одного окна и без помощи разработчиков
  • РешениеПеренесли рассылки об учебе из зарубежного сервиса в Mindbox
  • Результаты~100 часов в месяц — экономия за счет отказа от зарубежного сервиса рассылок
  • 150 000 ₽ в месяц — экономия за счет отказа от зарубежного сервиса рассылок
  • Рассылки отправляются из одного окна, по любой логике и почти без помощи разработчиков
  • УчастникиРуководитель директ-маркетинга, senior direct marketing specialist, project manager команды разработки, а также разработчик, тестировщик и дизайнер «Нетологии», менеджер Mindbox
  • ФишкаЗа 3 недели перенесли 40 кампаний, которые создавались 4 года
  • CDPEmail

Нетология — платформа, которая обучает взрослых современным и востребованным профессиям

Пётр Ермаков

Пётр Ермаков, руководитель CRM-маркетинга «Нетологии»

Меня зовут Пётр Ермаков, я руководитель директ-маркетинга «Нетологии».

В этом кейсе расскажу, как мы сделали невозможное — за 3 недели перенесли на Mindbox 40 рассылок со сложной логикой, которые наши маркетологи и разработчики последовательно, основываясь на задачах бизнеса, создавали на протяжении четырех лет. Теперь нам не приходится поддерживать лишний сервис рассылок и зависеть от ИТ-команды.

Результаты переноса рассылок

~100 часов
в месяц экономит «Нетология» за счет отказа от зарубежного сервиса рассылок. Раньше на его поддержку уходило около 40 часов команды директ-маркетинга и 60 — разработки
150 000 ₽
в месяц экономит «Нетология» за счет отказа от зарубежного сервиса рассылок

Перенос рассылок об учебе не только экономит нам стоимость рассыльщика, от которого мы отказались, но и снижает затраты на поддержку инфраструктуры в целом. С переходом на платформу автоматизации мы упорядочили ИТ-инфраструктуру и процессы вокруг директ-маркетинга — и перестали зависеть от разработчиков.

ИТ-инфраструктура коммуникаций «Нетологии» до и после переноса рассылок

потоки данных

Раньше три потока данных попадали в две разные системы — Mindbox и рассыльщик

потоки данных

Сейчас три потока данных попадают на одну платформу

Сейчас все коммуникации собраны в одном месте, а маркетологи понимают, по какой схеме они отправляются, и могут работать с ними самостоятельно.

Мнение

Пока мы жили в двух системах, было неудобно переключаться из одной в другую, агрегированно проводить АВ-тесты, собирать статистику и хранить единую базу студентов. Теперь все это мы делаем в одном окне.

Ксения Цвиркун

Ксения Цвиркун, project manager команды разработки

Мнение

В общей сложности мы перенесли более 40 кампаний в очень сжатые сроки. Помимо создания операций, получающих данные по API, мы обновили и стандартизировали дизайн всех писем — в предыдущем рассыльщике дизайн у писем был другой, устаревший.

Также мы навели порядок в больших объемах legacy-кода, который годами копился в шаблонах, добавили недостающие переменные и избавились от неактуальных. Сейчас кампании по API работают без сбоев.

Виталий Рогулин

Виталий Рогулин, senior direct marketing specialist

Почему напоминания о занятиях важны для бизнеса «Нетологии»

Один из наших ключевых бизнес-показателей — доходимость до занятий. Он коррелирует с retention rate и выручкой: если пользователь смотрит уроки, значит, он дойдет до конца курса, получит знания, а затем и новую работу, повышение или что-то другое, ради чего пришел в «Нетологию».

Чтобы студенты не забывали смотреть вебинары и выполнять домашние задания, отправляем им специальные письма, например напоминания о занятиях и оповещение о доступе к следующему учебному блоку (в курсах, которые длятся полтора года).

Напоминание о вебинаре

Напоминание о домашнем задании

Результаты домашнего задания

email
email
email

Аналогичные письма отправляем координаторам и преподавателям, чтобы автоматизировать администрирование курсов.

Напоминание преподавателю о проверке домашнего задания

email

Почему рассылки до сих пор отправляли из другого сервиса

Раньше рассылки об обучении отправлялись из зарубежного сервиса, который выбрали за прозрачность интеграции и гибкость настроек. После подключения Mindbox компания запланировала перенести их, чтобы не платить за два инструмента и не поддерживать две разные логики отправки рассылок. Но речь шла о переносе 40 рассылок со сложной логикой, которые маркетологи и разработчики последовательно, основываясь на задачах бизнеса, разрабатывали на протяжении четырех лет.

Поскольку рассылки об обучении получают не только студенты, но и сотрудники: преподаватели, кураторы, служба поддержки, — резкий перенос рассылок мог нарушить еще и их работу.

Кроме того, мы не были уверены, что Mindbox позволит настроить рассылки так же, как наш прошлый сервис. Технически это был очень гибкий инструмент, и мы сомневались, что найдем такой же функционал в другом.

Наконец, нам постоянно не хватало ИТ-ресурса: мы запланировали перенос рассылок еще в августе 2021 года, но в приоритете были другие задачи. В итоге мы переносили на Mindbox несколько писем в месяц.

Как изменили ИТ-инфраструктуру и перенесли рассылки

В феврале 2022 года появился риск, что наш прошлый сервис перестанет работать с российскими компаниями и наши рассылки остановятся. Пришлось экстренно пересмотреть план переноса — перед нами стояла задача перенести около 40 рассылок меньше чем за месяц.

Переезд разбили на несколько этапов:

1. Подготовили Mindbox — создали новые операции

Первым делом мы подготовили Mindbox, чтобы платформа могла полноценно работать с отдельными уроками, из которых состоит курс, и операциями, напрямую связанными с LMS. Грубо говоря, нам нужно было, чтобы Mindbox понял запрос, когда LMS попросит его отправить студенту письмо о начале вебинара.

Перенос казался таким сложным именно из-за писем со множеством условий внутри, которые отправляются по API. Но их удалось реализовать с помощью переменных. Теперь бекэнд или LMS передают в Mindbox массив данных в json-формате, а Mindbox забирает данные, с помощью переменных составляет на их основе письмо и отправляет его студенту.

запрос
По заголовку запроса Mindbox понимает, какое именно событие случилось у студента — например, проверено домашнее задание. А в теле запроса хранятся все детали: результат, комментарий и имя преподавателя

Каждое письмо содержит множество переменных. Например, преподаватели проводят вебинары на разных площадках: Webinar.ru, ClickMeeting и Zoom, и каждое письмо о вебинаре меняется в зависимости от того, на какой площадке он пройдет. Сами преподаватели и кураторы курсов — это тоже переменные.

Приведу несколько примеров писем, собранных из переменных.

Письмо после открытого занятия. После занятия студенту может выдаваться промокод на платный курс, а может не выдаваться — это зависит от темы занятия. Также в письме нужно порекомендовать другие ознакомительные занятия. При этом их количество разное в зависимости от темы курса и времени: к концу месяца запланированных занятий становится меньше.

Готовое письмо

Переменные рекомендуют занятия

Переменные подтягивают промокод, если есть

email
email
email

Письмо с домашкой. Одно из самых сложных писем — это статус домашнего задания для студента: в нем целый дизайн-блок зависит от содержания и определяется специальным условием:

email

В зависимости от данных о результате студента из одного шаблона могут собираться самые разные варианты письма:

email
email

Письмо координатору курсов о проблемах. Среди писем координаторам есть письмо со списками проблем на курсах. Они сгруппированных по четырем категориям, например «Не проставлены тарифы для экспертов». В каждом списке — ссылки на потоки, где есть такая проблема. Получается список задач, которые должен решить куратор.

Благодаря переменным письмо регулярно генерируется и отправляется автоматически:

Готовое письмо

Переменные в шаблоне письма

email
email

2. Настроили интеграцию по API между нашей LMS и Mindbox

В предыдущей ИТ-системе мы отправляли все события по API, так что для простоты и скорости перехода в Mindbox решили использовать такую же механику.

Как отправлялись письма об обучении до и после переноса рассылок

потоки данных

Раньше три потока данных попадали в две разные системы — Mindbox и рассыльщик

потоки данных

Сейчас три потока данных попадают на одну плаформу

3. Доверстали шаблоны и протестировали финальную отправку

Пока разработчики работали над интеграцией, команда CRM-маркетинга верстала шаблоны писем. Письма разбили на категории по источнику данных (бэкенд, LMS) и составу переменных, а потом с помощью менеджера Mindbox Сергея Филатова разработали типовые решения для групп писем. Оказалось, что если Mindbox уже интегрирован в ИТ-инфраструктуру бизнеса, в нем можно формировать письма любой конфигурации — и это легко.

В результате перенос занял три недели, включая интеграции и настройку рассылок. Еще две недели ушло на работу с багами.

Мнение

Было сложно вникнуть в интерфейс и искать ошибки в логах, но менеджеры Mindbox всегда были на связи. Кроме того, платформа дает возможность подключить тестовую точку интеграции, с которой удобно тестировать письма.

Ксения Цвиркун

Ксения Цвиркун, project manager команды разработки