Как проджект-менеджеру использовать диаграмму Ганта, чтобы следить за прогрессом проекта

Как проджект-менеджеру использовать диаграмму Ганта, чтобы следить за прогрессом проекта

Диаграмма Ганта — инструмент управления проектами. С его помощью менеджер может визуализировать план работ: следить за сроками, задачами и исполнителями. А еще сделать процесс прозрачным, чтобы заказчик (клиент или руководитель) тоже мог следить за прогрессом.
Вместе с ведущим менеджером Mindbox Валентином Москалёвым разбираем:
— Пользу диаграммы. Она пригодится в больших проектах — например, для визуализации дорожной карты создания сайта. Но она только отнимет время команды в задачах, которыми занимаются два человека.
— Конструкторы для построения диаграммы. Мы пользуемся обычными таблицами — Google или Excel, но вариантов конструкторов множество.

Что помогают отслеживать диаграммы Ганта

Диаграммы показывают:

— На какие задачи разбивается проект.

— Сколько времени займет проект целиком.

— Сколько времени займет каждая задача.

— Кто выполняет задачи.

— Какова очередность задач.

— Как объединить задачи между собой.

Какие задачи помогает решать диаграмма Ганта

1. Визуализировать roadmap. Дорожная карта проекта — список задач, наложенных на строгий таймлайн. Диаграмма Ганта — способ визуализации roadmap. Когда список задач и сроки визуализированы, с ними проще работать.
Визуальная разница
Визуальная разница
Визуальная разница между дорожной картой и диаграммой Ганта
2. Отслеживать параллельные и последовательные процессы. Например, при разработке сайта два процесса идут одновременно: дизайнер рисует иконку личного кабинета, а разработчик верстает шапку главной страницы. Менеджер видит, какие задачи идут в одно время и может объединять их.
Или наоборот, процессы идут один за другим. Например, дизайнер рисует страницу с контактами компании, а разработчик не может начать верстку этой же страницы без готового макета. На диаграмме будет видно, кто и кому должен передать задачу, чтобы проект продолжал двигаться вперед.
последовательные
параллельные задачи
Как на диаграмме изображаются последовательные и параллельные задачи
3. Отслеживать прогресс. Диаграмма Ганта позволяет следить за сроками всего проекта. Например, если срок сдачи макета главной страницы сайта сдвигается, за ним сдвигаются и остальные задачи. Когда сдвигается срок, это сразу видно — ячейка с задачей растягивается. Если она растягивается продолжительное время, проджект-менеджер может собрать команду и обсудить, что именно мешает продвижению прогресса и как помочь команде закрыть задачу и двинуться дальше.
4. Демонстрировать прогресс проекта ЛПР — клиенту, руководителю.

Для каких задач диаграмма не нужна

1. Задачи с маленькой командой. Если над проектом работает три человека, рисовать диаграмму нет никакого смысла. Здесь хватит и листа со списком задач: на визуализацию процессов уйдет время, которое можно потратить на выполнение задач.
2. Простые проекты. Если в проекте мало задач, нет необходимости в синхронизации процессов, то визуализация через диаграмму Ганта не нужна. Хватит и списка задач.

Пять конструкторов для построения диаграммы

Google Таблицы или Excel — для работы в знакомой среде

В Excel достаточно внести список задач и создать на его основе линейчатую диаграмму с накоплениями, а потом отредактировать ее, чтобы она больше походила на диаграмму Ганта.
Таблицы бесплатны и легко адаптируемы. Это понятный менеджеру инструмент, не нужно осваивать новый софт для визуализации проекта.
Ганта

Canva — для запоминающейся визуализации

Хорошо работает именно с визуализацией — в конструкторе много шаблонов для красивого и понятного отображения дорожной карты проекта. Шаблоны созданы для того, чтобы фиксировать прогресс, а чтобы адаптировать проект к изменениям, например, к сдвигу сроков, придется делать все заново. Но для демонстрации процесса клиенту или руководителям Canva подходит отлично.
Ганта
Пример шаблона для построения диаграммы Ганта в Сanva

GanttPRO — для отслеживания всех элементов проекта

Одна из проблем диаграмм Ганта: время, которое нужно потратить на задачу, — неочевидно. Например, на диаграмме есть задача, которая занимает много времени: срок, в который ее можно выполнить, — месяц. При этом фактически она займет у сотрудника всего 20 часов в течение этого месяца.
GanttPRO позволяет следить в том числе за загрузкой отдельных сотрудников, а не только за их задачами в общем проекте. Можно распределить задачи более равномерно: если сотрудник перегружен, перенести его задачи на другого человека. Еще на выбор доступны шаблоны, которые упрощают работу: можно выбрать диаграмму для проекта ремонта, запуска продукта или веб-дизайна.
Ганта
Пример диаграммы Ганта в GanttPRO

Creately — для интеграции с привычными инструментами

Конструктор позволяет работать над построением диаграмм онлайн всей командой. Чтобы внести задачи в конструктор, не нужно заполнять таблицы — все можно сделать прямо в визуальном редакторе, соединяя и перетаскивая элементы курсором. Creately можно интегрировать с привычными инструментами, например, с Google Docs или Slack — чтобы переносить туда важные обсуждения, подключать команду или интегрировать документы внутрь задач.
Ганта
Пример конструктора диаграммы Ганта в Creately

ClickUp — для быстрой замены всех остальных софтов

ClickUp стремится заменить все остальные софты своими конструкторами. В программе можно следить за прогрессом нескольких проектов сразу, выстраивать на основе каждого диаграмму Ганта, обновлять ее в режиме онлайн и интегрировать с любыми другими программами.
Ганта
Пример конструктора диаграммы Ганта в ClickUp

О чем нужно помнить до начала работы с диаграммой

Это отличный инструмент визуализации прогресса, но, как и любой инструмент, диаграмма требует внимания менеджера и команды. Чтобы диаграмма работала и выполняла свои функции, ее нужно постоянно актуализировать. А это — время и силы сотрудников.