Учебные материалы
28 марта 2022

Система канбан. Как устроено умное управление проектами на реальных примерах

Канбан ― система управления проектами. Визуализирует путь проекта от идеи до готового продукта. Помогает контролировать выполнение задач и ограничивать их количество. За счет этого нагрузка равномерно распределяется между сотрудниками и команда делает больше с меньшими затратами.

Канбан можно использовать в любом проекте — он поможет управлять отделом продаж, планировать ивенты или построить космический корабль. В статье расскажем о том, как канбан помогает управлять проектами и доводить их до результата (на реальных примерах команды разработки и ивент-команды Mindbox), а также о трех главных принципах системы и как внедрить ее в любой проект.

канбан-доска
Для работы по системе нужна только канбан-доска. На ней все процессы визуализируют с помощью колонок, а карточки отражают, на каком этапе находится единица работы

Как канбан помогает управлять проектами и доводить их до результата, который можно измерить

Мнение

Канбан помогает оптимизировать рабочие процессы. Принципы канбана не диктуют, как, например, нужно декомпозировать работу или с какой скоростью нужно ее делать, но принципы должны выполняться, чтобы инструмент работал.

Дмитрий Кожевников

Дмитрий Кожевников, senior engineering manager Mindbox

Визуализация задач в виде карточек

В переводе с японского канбан означает «сигнал, карточка». Карточки визуализируют задачи, которые находятся в работе. Они помогают команде отслеживать, что происходит с задачами, и если есть задержки — сразу видеть, на каком этапе.

Карточка может быть физической (в виде стикера) или электронной. На стикере обычно указывают минимум данных: название задачи, срок выполнения и имя ответственного. Электронная карточка более подробная — в ней собирают всю информацию о задаче и обсуждают ее с коллегами:

Система канбан
Карточка в Trello

Распределение задач по колонкам

Карточки размещены на специальной канбан-доске. Условно она делится на три колонки:

― задачи, которые предстоит выполнить;

― задачи, над которыми команда работает сейчас;

― завершенные задачи.

Это базовое деление, которое подойдет для любого проекта. Но колонок может быть больше, главное — учесть все этапы создания продукта. Например, у разработчиков ПО на канбан-доске, кроме колонок «Бэклог», «Разработка» и «Готово», скорее всего, будут колонки «Анализ», «Проектирование» и «Приемка».

Названия колонок на канбан-доске ― этапы, которые проходит задача. Как только задача проходит очередной этап, исполнитель перемещает карточку в следующую колонку.

Мнение

На доске карточки с задачами двигаются слева направо: от идеи до результата, который можно проверить в продакшене.

Положение карточки на доске отражает, сколько денег вложили в каждую задачу. Чем ближе задача к правому краю, тем больше денег на нее потратили. Если задача еще не в колонке «Готово», никакой ценности она не приносит.

Поэтому карточки нельзя двигать в обратном направлении — если сделать это, доска перестанет отражать реальность.

Дмитрий Кожевников

Дмитрий Кожевников, senior engineering manager Mindbox

Если в какой-то колонке начинают скапливаться карточки ― это сигнал, что работа на этом этапе настроена неправильно. Например, в разработке задачи часто скапливаются на этапе приемки, когда заказчику (часто это product owner) нужно проверить работу. В таком случае канбан визуализирует проблему: узкое место, из-за которого снижается скорость работы команды.

Решение этой проблемы — не брать еще больше работы, потому что количество решенных задач не увеличится, а разобраться, как можно расширить это узкое место.

Мнение

На канбан-доске может быть сколько угодно колонок ― здесь нет ограничений. Доска помогает найти этап, на котором задача застревает. А дальше ты начинаешь разбираться, почему это происходит, и искать способы, как это улучшить.

Дмитрий Кожевников

Дмитрий Кожевников, senior engineering manager Mindbox

Приоритизация задач с помощью классов обслуживания

Классы обслуживания показывают приоритет задач. Он зависит от дедлайна и стоимости задержки ― прибыли, которую компания не получила из-за невыполненных вовремя задач.

Есть четыре класса обслуживания:

Ускоренный. Неотложная задача появляется непредсказуемо, ради нее нужно бросить все остальное. У разработчиков это дефекты. Например, ошибка в логике кода приводит к отказу 10% клиентских операций.

Класс с фиксированной датой означает, что стоимость задержки резко возрастает с определенного момента. Например, с 28 января 2020-го изменился «Закон о рекламе» — устройства для нагревания табака и вейпы так же, как и обычные сигареты, запрещено рекламировать. Производитель знал об этом заранее и старался до этой даты адаптировать продвижение продукта к новым условиям. Опоздание увеличило бы стоимость задержки, поэтому задачу нужно было выполнить в срок.

Стандартный — для заранее запланированных рабочих задач, например для организации ивентов. Стоимость задержки этих задач растет параллельно со временем выполнения. Чем больше времени займет организация ивента, тем дольше компания будет ждать прибыль.

Нематериальный — для рутинных задач. Стоимость задержки растет медленно, потому что у таких задач нет предсказуемого финансового результата, тем не менее их нужно выполнять.

Мнение

У нас есть несколько типов задач, которые попадают в нематериальный класс:

― Некоторые задачи из техдолга. Например, есть кусок кода, который очень сложно менять. Его хорошо бы переписать, чтобы сделать последующие изменения дешевыми. Однако эти самые изменения не предвидятся даже в отдаленном будущем, поэтому стоимость задержки такой задачи незначительна.

― Задачи из «малого» продуктового бэклога. Обычно это фичи, которые немного улучшают ежедневную работу клиентов на платформе. Клиенты могут решать свои задачи и без этих фич, но с ними будет немного удобнее.

Дмитрий Кожевников

Дмитрий Кожевников, senior engineering manager Mindbox

Визуализация задач и рабочего процесса на доске

Канбан-доска может быть реальной — на доске с разноцветными стикерами — или виртуальной — в специальном приложении.

Приложений для канбана не меньше десятка. Мы расскажем о трех: одном из самых популярных (Trello), о приложении для управления продажами («Битрикс24»), о бесплатном приложении (GitHub).

1. Trello. Подходит для небольших команд на 5–6 человек и для больших компаний с командами по 10–15 человек. Позволяет создать отдельную доску для каждой команды, отдела или проекта. На доске может быть сколько угодно колонок ― зависит от того, сколько этапов проходит задача.

В карточку добавляют ответственного, прикрепляют файлы, обсуждают задачу, устанавливают дедлайн.

Фрагмент Trello-доски
Фрагмент Trello-доски редакции Mindbox

В Trello есть бесплатная версия, но без доступа к некоторым функциям. Например, будет ограничен объем файлов, которые можно загрузить в него.

Работает в браузере, есть десктопное и мобильное приложение.

2. «Битрикс24». Готовый шаблон канбан-доски для любого проекта уже разделен на базовые этапы: «Новые», «Выполняются», «Сделаны». В карточках устанавливают дедлайны, прикрепляют файлы, обсуждают задачи в комментариях, чтобы их детализировать. Если нужно, для каждого проекта устанавливаются дополнительные этапы.

Канбан-доска
Канбан-доска в «Битрикс24»

На канбан-доске для управления продажами в виде карточек представлены лиды и сделки. Здесь менеджеры по продажам планируют, с кем из клиентов связаться, кому оформить доставку или выставить счет. Доска разделена на пять основных этапов: «Входящие», «На согласовании», «В производстве», «Произведено» и «К отгрузке». Если нужно, на доску добавляют дополнительные этапы. В верхней части каждой колонки отображается ее финансовая ценность:

Фрагмент канбан-доски
Фрагмент канбан-доски для управления продажами в «Битрикс24»

«Битрикс24» дает бесплатный доступ к канбан-доске, но с ограниченным функционалом — например, нет возможности интегрировать ее с «1С».

Работает в браузере, есть мобильное приложение.

3. GitHub подходит и для задач одного человека, и для проектов, в которых задействованы несколько команд.

В колонки можно добавлять заметки. Они напоминают о задачах или содержат дополнительную информацию по проекту. Заметку можно преобразовать в задачу.

В GitHub есть настройка, которая автоматически распределяет задачи по колонкам. Например, любые новые задачи сразу оказываются в колонке «К исполнению». Это помогает стандартизировать работу с доской.

Фрагмент доски в GitHub
Фрагмент доски в GitHub

Три главных принципа канбана, которые помогают управлять проектами

1. Визуализировать выполнение всего проекта и отдельных задач

Например, компания планирует годовой бюджет. Проект делят на небольшие задачи и назначают ответственного. Три задачи для примера:

— план продаж, готовит коммерческий отдел;

— маркетинговый бюджет, составляет отдел маркетинга;

— постоянные и переменные затраты, считает финансовый отдел.

Для таких глобальных проектов, когда вместе работает много людей, канбан-доска получится огромной и сложной. Поэтому ее делят на несколько досок: высокоуровневую доску, на которой обозначены крупные блоки работы, и отдельную доску внутри каждого блока, чтобы фиксировать более мелкие задачи. Например:

Отдельные доски для каждого отдела
Отдельные доски для каждого отдела
Получилась одна общая доска «Годовой бюджет» и отдельные доски для каждого отдела

В канбане нет четких правил оформления доски — карточки и колонки могут комбинироваться разными способами. Пример команды Mindbox, которая организовывает офлайн- и онлайн-мероприятия:

Мнение

Каждый месяц мы проводим одновременно около сорока мероприятий, за каждым нужно следить.

Канбан предполагает, что можно придумать несколько структур ведения проекта. У нас структура зависит от масштаба:

— Небольшие ивенты (вебинары) мы разделяем по месяцам: один столбец — месяц, одна карточка — ивент.

— Большие ивенты разделяем по составляющим, которые нужно учесть в организации. Получается так: один столбец — большой ивент, каждая карточка посвящена лишь одной составляющей, например площадке, оборудованию или персоналу.

При организации любого ивента система помогает нам видеть всю картину целиком, учитывая предстоящий объем работы. В сравнении с тем, как я работала раньше (не по канбану, когда четкой структуры не было), сейчас организация любого ивента происходит гораздо проще и нагляднее.

Анна Парфёнова

Анна Парфёнова, ивент-менеджер Mindbox

Фрагмент доски для небольших ивентовa
Фрагмент доски для небольших ивентов
Фрагмент доски для крупных мероприятий
Фрагмент доски для крупных мероприятий

2. Ограничивать количество незавершенной работы

В канбане есть термин WiP ― work in progress ― количество задач, которые одновременно находятся в работе у команды или у отдельного исполнителя. Если таких одновременных задач становится больше, чем команда может сделать, на одном или нескольких этапах работа останавливается и под угрозой оказывается весь проект.

Невыполненные задачи ― это препятствия, которые мешают компании получить прибыль. Чем быстрее карточка с задачей окажется в колонке «Готово», тем быстрее компания начнет зарабатывать на ней. Когда количество задач ограничено, команде проще планировать работу, сотрудники не устают, ошибок меньше, а качество выше. Поэтому устанавливают WiP-лимиты. Например, надпись «WiP=4» в названии колонки означает, что одновременно в работе могут быть только четыре задачи.

Мнение

Чтобы отслеживать количество незавершенной работы, я пользуюсь таблицей, в которой есть список всех задач команды и цифры — сколько дней отвели для каждой задачи и сколько реально было потрачено.

Например, я вижу, что для задачи отвели пять дней, а делали почти две недели. Для меня это повод начать разбираться, почему мы так много времени потратили на эту задачу. Я докапываюсь до причины задержки и устраняю ее. А потом в этой же таблице смотрю, стала ли аналогичная задача решаться быстрее.

Дмитрий Кожевников

Дмитрий Кожевников, senior engineering manager Mindbox

3. Постоянно улучшать рабочие процессы

Система канбан предполагает, что идеальных проектов не бывает. Проблемы, ошибки и сложности есть всегда, главное — всей командой анализировать их и улучшать рабочие процессы. Если в работе ничего не менять, каждый следующий проект будет спотыкаться в одном и том же месте и на задачу будут уходить лишнее время и ресурсы.

Например, перед началом проекта команда установила WiP-лимит — договорилась, что одновременно в работе может быть 10 задач. По факту оказалось, что это много, и режим работы стал довольно напряженным. Тогда команда решает сократить количество задач. Если же команда оставит WiP-лимит прежним, есть вероятность, что задачи будут задерживаться в одной или нескольких колонках доски и проект в итоге обойдется дороже.

Как внедрить систему канбан в любой проект

Мнение

Я часто запускаю работу по канбану в новых командах. Бывает, что команда состоит из людей, которые ничего о нем не знают.

Поэтому на первой неделе я объясняю правила — в чем суть канбан-доски, почему она выглядит именно так. Рассказываю про движение карточек — что оно означает и почему их нельзя двигать обратно. Показываю, как пользоваться статистикой выполнения задач. Договариваюсь с командой о том, как мы работаем с доской. При этом обязательно каждому объясняю — на доске можно менять процессы и делать так, как у нас принято в компании: прозрачно, и доводить изменения до всех заинтересованных людей.

Начинаем работу с максимально простой доски. В ней может быть всего четыре колонки: «Проектирование», «Можно разрабатывать», «В работе» и «Готово». А дальше мы эту доску подстраиваем под то, как в команде делаем задачи и в каком виде, с какими этапами — это нужно бизнесу.

Дмитрий Кожевников

Дмитрий Кожевников, senior engineering manager Mindbox

Рекомендуем по теме

Статья-дневник разработчика Ромы Ивонина об истории Mindbox с ноября 2013 года по май 2020 года ― в канбан-досках разработчиков: «Эволюция компании в канбан‑досках»

Дэвид Андерсон «Канбан. Альтернативный путь в Agile». Автор впервые применил канбан в разработке ПО, в книге рассказывает, как внедрить систему в технологические разработки.

Сборник «Канбан и „точно вовремя“ на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте». В основе книги ― учебные материалы для семинаров по производственной системе Toyota. Это краткое руководство по снижению затрат на производстве, повышению производительности процесса и качества продукции.

Майк Барроуз «Канбан Метод. Улучшение системы управления». Книга рассказывает об основных принципах канбана и дает пошаговое руководство по внедрению метода с учетом специфики бизнеса.