Как мы с Basecamp помогаем руководителю и команде видеть статус по проекту в real-time | Блог Mindbox об автоматизации маркетинга

Как мы с Basecamp помогаем руководителю и команде видеть статус по проекту в real-time

14 Фев ‘20

Залог успешного проекта — отслеживание результатов через правильные метрики. Когда компания принимает решение об автоматизации маркетинга, требуется несколько месяцев для выполнения KPI. Чтобы контролировать достижение целей, важна прозрачность, которую мы обеспечиваем с помощью планировщика задач Basecamp. Он позволяет явно обозначить этапы проекта с конкретными сроками и ответственными лицами.

В этой статье расскажем, как строится работа менеджеров с клиентами в Basecamp, объясним, как именно обеспечивается прозрачность для руководителей, исполнителей и юристов. Также раскроем, почему наш директор по счастью клиентов считает Basecamp удобным инструментом. Отзывом о работе с платформой поделятся менеджер по direct-коммуникациям компании «Петрович» Мария Братчикова и наши сотрудники.

Как организована работа в Basecamp

У нас более 300 клиентов, 134 из которых интегрировались с платформой в прошлом году. Над проектами работают 29 менеджеров, поделенных на четыре команды. На стороне клиента задачи обычно ставят несколько сотрудников, а сами проекты находятся на разных стадиях: от интеграции до добавления новых модулей или запуска двадцатого теста по брошенной корзине.

Чтобы управлять таким количеством проектов и вовремя реагировать на новые задачи, нужен удобный планировщик задач. Для нас это Basecamp — он позволяет создавать to-do листы, добавлять задачи, комментарии, назначать ответственных.

Изначально доски в Basecamp создавались только для компаний, которые сами предлагали такой способ коммуникации. Потом мы поняли, что платформа предлагает все нужные нам функции, и теперь заводим доску под каждый новый проект.

Новый проект заводится в один клик
Новый проект заводится в один клик

Чтобы ускорить запуск проекта, мы разработали шаблон доски: он содержит to-do листы и документацию для всех специалистов, задействованных на старте: маркетологов, программистов, менеджеров. Это помогает всем вовлеченным в проект увидеть свой блок работы и определить сроки выполнения задач.





Так выглядит шаблонный проект

После интеграции и запуска первых кампаний работа в Basecamp только набирает обороты: теперь в трекере задач можно обсуждать оптимизацию существующих маркетинговых механик, запуск тестов, подключение новых модулей.

Некоторые клиенты предпочитают перенести общение в Skype или мессенджеры, и такая возможность есть, если и менеджеру, и клиенту удобно. Однако наш директор по счастью клиентов Семён Миканёв считает Basecamp самым удобным инструментом. Кроме того, что он упорядочивает работу, на него завязана полезная автоматизация — например, у нас есть бот, который раз в день отправляет личное сообщение в Slack (наш корпоративный менеджер), если на проекте есть просроченные задачи или задачи без срока с ответственным на нашей стороне.

Так выглядит бот одного из наших менеджеров
Так выглядит бот одного из наших менеджеров

Кроме этого Basecamp умеет отправлять email-сообщения, мобильные пуши и уведомления на рабочий стол — условия и расписание отправки настраиваются на главной странице.

Можно получать уведомления обо всех действиях или только о личных сообщениях и отметках
Можно получать уведомления обо всех действиях или только о личных сообщениях и отметках

Подробно о том, как создать задачу, поставить срок и назначить ответственного в Basecamp, мы писали в статье.

Главные плюсы работы в Basecamp

Юридические гарантии

Переписка в Basecamp по договору имеет юридическую силу, и может быть использована в разрешении споров.

«Переписка в Basecamp имеет юридическую силу. Для этого мы в договоре с клиентами делаем необходимую ссылку о том, что документ в данном случае будет считаться подписанным простой электронной цифровой подписью. В этом смысле, общение в Basecamp приравнивается к официальной переписке».

Прозрачность работы для руководителей

  • В отличие от почты или мессенджеров (где общение может вестись тет-а-тет), в Basecamp переписка по проекту доступна всем участникам в одном месте.
  • Basecamp удобно интегрируется с почтой: можно работать прямо из письма, просматривать дайджесты, то есть инструмент можно внедрять постепенно, не ломая рабочие привычки.
  • В случае, если менеджер Mindbox или сотрудник клиента ушел в отпуск, то их задачи могут быстро подхватить другие коллеги, не поднимая все подробности заново.
  • На главной странице проекта видна вся лента и комментарии с разбивкой по датам. Можно проверить, на чьей стороне та или иная задача, кто за неё отвечает. Это помогает разрешить кризисные ситуации на проекте, когда общение в чатах ни к чему не приводит.
  • Для каждой задачи можно назначить не только ответственного, но и руководителя, который будет уведомлен при её выполнении.
  • Если исполнитель переносит срок выполнения задачи, информация об этом отражается в ленте проекта.
  • Basecamp подходит для создания статусов: по нему удобно готовить выжимку по проектам, без споров и разбора писем.
Валентин Москалёв
Валентин Москалёв, ведущий менеджер Mindbox

«Работа по проекту в Basecamp позволяет довольно быстро собрать статус по проекту для клиента. Особенно это важно на этапе интеграции. По таким проектам мы в команде регулярно готовим статус со ссылками на Basecamp. В принципе для руководителя этой информации достаточно. Если ему интересно, то он может зайти в Basecamp и посмотреть подробности или количество открытых задач. Если задач очень много и все они на одной стороне — это тревожный звонок. Если всё зависает на сотрудниках клиента, возможно, у них завал, если на нашей — значит, Mindbox не справляется с потоком».

Удобство работы для исполнителей задач

  • Basecamp позволяет сформировать список задач на конкретную дату: во вкладке My Stuff — My Schedule есть все задачи с разбивкой по числам, которые назначены на исполнителя.
  • Про уведомления в Slack, почте, на рабочем столе и в мобильном телефоне мы писали выше. В Basecamp есть вкладка My Stuff →My assignments: там хранятся все уведомления по задачам.
  • Все важные документы по проекту хранятся в разделе Docs&Files, а история по каждой задаче доступна в соответствующей вкладке — не нужно тратить много времени на их поиск.
Мария Братчикова
Мария Братчикова, менеджер по direct-коммуникациям «Петрович»

«С Basecamp мы начали работать только на проекте Mindbox. Удобно, что наш менеджер сразу завел все базовые задачи, например, настройку YML-фидов или установку кода трекера, — на старте было понятно, что предстоит сделать. Сейчас мы используем Basecamp не только с Mindbox, но и в трехстороннем формате: объединяем Mindbox, наших разработчиков и подрядчиков. Basecamp удобен для оперативных вопросов, плюс мы помечаем задачи тэгами, чтобы понимать, у кого они в работе. У нас в компании не было своего трекера, доступного для внешних подрядчиков, и без Basecamp мы бы замучились общаться в почте или Google docs».

Главные минусы работы в Basecamp

Минусов у платформы не так много, но они всё-таки есть.

  • Интерфейс Basecamp не переведен на русский язык.
  • По нашему опыту, Basecamp не подходит для мгновенного обмена сообщениями: для быстрой переписки лучше использовать мессенджеры или Skype.
  • Basecamp требует системного подхода к работе — некоторым сотрудникам проще переписываться в чате.
  • Чтобы получить пользу от использования платформы, нужно вовлечение всех участников проекта: и тех, кто ставит задачи, и тех, кто их исполняет.

Заключение

Мы используем Basecamp для ведения проектов, потому что он удобен для исполнителей задач, обеспечивает прозрачность работы для руководителей и может использоваться в качестве доказательства в суде. Особенно полезен Basecamp на старте проекта — помогает синхронизировать большое количество исполнителей с разноплановыми задачами.

Материал подготовили

Марианна Любарова
,Автор
Анастасия Елина
,Редактор

Эксперты

Семён Миканёв
,Директор по счастью клиентов Mindbox
Валентин Москалёв
,Ведущий менеджер Mindbox
Филипп Вольнов
,Ведущий менеджер Mindbox
Екатерина Коретникова
,Юрист Mindbox
Алексей Шиповников
,Консультант по внедрению Mindbox
Мария Братчикова
,Менеджер по direct-коммуникациям «Петрович»

Пожалуйста, оставьте информацию о вас

Свяжемся в течение
рабочего дня

Заявка на партнерство

Свяжемся в течение
рабочего дня

Обратная связь

Мы используем файлы cookie
Отказаться от обработки данных